チェックリスト作成に関する基本的理解
チェックリストを作成する目的は、内部監査を効果的に行うためです。監査員は抜取方式でその品質システムの要素を評価します。
チェックリストは抜取方式で、“何処をどのよう方法で監査するか”をまとめたものです。
内部監査は、チェックリストに基づいて行われますが、これはチェックリストに記載がないものは調査してはいけない、という意味ではありません。
チェックリストを作成するに当たって監査員は、事前に被監査側が作成した品質マニュアル、手順書類の調査を行っておきましょう。これは後述する効果的なサンプリングにも役立つからです。
チェックリストを作成するに当たっては過去に実施した内部監査などで発見された不適合及び評価結果のレビューを行い、これらのフォローアップも計画に入れておきましょう。
内部監査で何を調べるかに当たっては、何を見ようとするのか、何を見出そうとするのか、対象部署の主な機能(キーワーク)は何か、に留意してチェックリストを作成します。
チェックリストは内部監査を実施する上での道標です。従って決まった様式はありません。一般的にチェックリストは各監査員が作成しますが、企業によっては予め作成された標準様式があるかもしれません。
そんな場合でも、チェックリストを作成する時は次のことを考慮するとよいでしょう。
監査のサンプリング
内部監査はサンプリングに基づくものです。予め監査対象の母集団を調べサンプリング方法を決めておきましょう。
チェックリストの利点
チェックリストの利点は色々とありますが、主な利点は次のようなことです。
チェックリストの注意点
チェックリストを作成するにあたり「Yes/No」式のチェックリストにならないように注意しましょう。又、一方では質問の柔軟性を妨げることのないように気をつける必要もあります。これらのことに気をつけて、型通りの監査にならないようにしましょう。
監査のサンプリング
監査では、問題点の有無の判定にサンプリングの概念が必要となります。限られた時間の中で、限られた監査員で実施されるわけですから監査対象のシステムに含まれる全ての活動、作業、工程、文書及び記録を調査することは不可能です。
従って監査は、効率の良いサンプリングを行わなければなりません。監査で発見された不適合は、全システムの中の一部であり、水平展開して改善に取組む必要があること、及び、実地監査はサンプリング監査であることを、内部監査員及び被監査側の双方が理解しておく必要があります。
チェックリストの例
Aタイプ: | 要求事項1項目につき1枚のチェックリストを作成し、「深さ」を監査する。 |
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Bタイプ: | 予めチェック項目を標準設定しておき、1枚のチェックリストに複数項目を設定することにより、「広さ」を監査する。 |
方式チェックリストによる内部監査
ここではAタイプのチェックリストを作成する際、チェック項目を効率的にリストアップするためにプロセスアプローチの考え方を活用した「パフォーマンス評価方式チェックリスト」を紹介します。
ISO9001規格は、品質マネジメントシステムの有効性を改善する際にプロセスアプローチを採用することを奨励している。
インプットをアウトプットに変換することを可能にするために資源を使って運営管理される活動は、プロセスとみなすことができる。
一つのプロセスのアウトプットは、多くの場合、次のプロセスへの直接のインプットとなる。
プロセスを明確にし、その相互関係を把握し、運営管理することとあわせて、一連のプロセスをシステムとして適用することを“プロセスアプローチ”と呼ぶ。
プロセスアプローチを使用するときには、次の事項の重要性が強調される。
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- プロセスの実施状況及び有効性の成果を得る。
- 客観的な測定結果に基づくプロセスの継続的改善。
- 3.2.14 有効性(effectiveness)
- 計画した活動が実行され、計画した結果が達成された程度。
- 3.2.13 継続的改善(continual improvement)
- 要求事項を満たす能力を高めるために繰り返される活動。
ISO9001 品質マネジメントシステム−要求事項「0.2 プロセスアプローチ」で次のように規定しています。
- PDCAとして知られる方法論は、あらゆるプロセスに適用できる。
- Plan :顧客要求事項及び組織の方針に沿った結果を出すために、必要な目標及びプロセスを設定する。
- Do :それらのプロセスを実行する。
- Check:方針、目標、製品要求事項に照らしてプロセス及び製品を監視し、測定し、その結果を報告する。
- Act :プロセスの実施状況を継続的に改善するための処置をとる。
従って、PDCAが回っているかを確認するため、被監査プロセスをPDCAのステップに分解して監査するとシステムの有効性が確認できます。
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